Migración · Costa Rica · Comprobantes v4.4
¿Cómo me paso de TicoFactura a otro facturador sin perder el historial ni la numeración?
Son dos movimientos separados, y conviene no mezclarlos. Uno es traer los comprobantes que ya emitió: se sube a Cyfra el .zip que le entregó el sistema anterior, o los XML sueltos, y quedan en su libro con la fecha y el número que ya tenían. El otro es decirle al sistema nuevo desde qué número sigue, declarando por cada serie —sucursal, terminal y tipo de comprobante— el último consecutivo que ya usó.
El segundo paso hay que hacerlo antes de emitir la primera factura en el sistema nuevo. Si la cuenta ya emitió algo, el sistema rechaza la declaración a propósito: mover una numeración fiscal hacia atrás no es algo que se deba poder hacer por descuido.
Traer el historial no re-emite nada: no se firma de nuevo, no se transmite a Hacienda, no se gasta ni un número de su numeración y no se le reenvía el correo a su cliente.
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Su historial es suyo, y la norma lo dice
Este es el punto que más gente descubre tarde: el proveedor no está obligado a guardarle los comprobantes por años. Usted sí.
«…deberán almacenar y conservar en el soporte electrónico de su preferencia todos aquellos comprobantes electrónicos generados, enviados y recibidos, así como los documentos asociados a estos, por un plazo de cinco años conforme a lo establecido en el artículo 109 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios…»
Decreto Ejecutivo N.º 44739-H · Artículo 22, Almacenamiento y conservación«…los sistemas de emisión de comprobantes electrónicos deberán tener la capacidad de administrar la información transaccional referida a un período de al menos dos meses. La información que genera el sistema debe ser entregada por el proveedor al obligado tributario emisor, quien es responsable de su almacenamiento y conservación…»
Decreto Ejecutivo N.º 44739-H · Artículo 16, Sistemas para la emisiónLos dos artículos leídos juntos dejan la cosa clara. Al sistema se le exige poder manejar dos meses de información; a usted se le exige conservar cinco años. Y esa información se la tiene que entregar el proveedor. O sea que pedir sus XML antes de irse no es un favor que le hacen: es lo que corresponde.
Lo que Cyfra pone de su lado es el otro pedazo: que esos XML no se queden en una carpeta muerta, sino que entren a su libro y cuenten para sus declaraciones.
Los cinco pasos
Así se hace hoy, tal como está construido el sistema. Ni un paso de más.
PASO 01
Pedí tus XML
Descargá del sistema anterior el .zip o los XML de lo que ya emitiste. Si te los entregan repartidos en carpetas por mes, no importa: el .zip entra completo.
PASO 02
Declará tu serie fiscal
Decís con qué sistema venías y, por cada serie —sucursal, terminal y tipo de comprobante—, el último consecutivo que ya usaste. El siguiente que emitas arranca en ese número más uno. Va antes de la primera emisión.
PASO 03
Elegí el criterio de período
Definís con qué criterio se le asigna a cada comprobante importado el período en que declara. Sin eso la importación no arranca: prefiere frenar toda la tanda antes que meter comprobantes en un mes equivocado.
PASO 04
Subí y revisá antes de escribir
Arrastrás el archivo tal como te lo dieron. El sistema abre una vista previa que dice qué encontró y qué va a hacer con cada comprobante, sin haber guardado todavía nada.
PASO 05
Confirmá
Quedan en tu libro con su fecha y su número originales, listos para las declaraciones. Si subís lo mismo dos veces, no se duplica.
Qué hace la importación, y qué no hace
Lo segundo importa tanto como lo primero, porque es donde está el miedo de quien se cambia.
- Valida cada XML contra el esquema oficial v4.4 antes de aceptarlo, y verifica la firma del comprobante. Un archivo alterado no entra.
- Guarda el XML tal cual, byte por byte, no una interpretación de él.
- Un comprobante que viene con su acuse de Hacienda queda marcado como aceptado. El que llega sin acuse queda identificado como importado sin acuse, no disfrazado de aceptado.
- Crea los clientes que todavía no existan en la cuenta, con el nombre y la cédula que trae el XML.
- Convierte a colones con el tipo de cambio del propio comprobante, no con el de hoy.
- Acepta XML sueltos y .zip, y reconoce el formato por el contenido del archivo, no por el nombre.
- No lo transmite a Hacienda de nuevo. Ya se emitió una vez; mandarlo otra vez sería un error, no una función.
- No lo firma de nuevo y no gasta ni un número de su numeración.
- No le reenvía el correo a su cliente. Ese comprobante ya se entregó en su momento.
- No crea productos en el catálogo. El detalle, el CABYS, la cantidad y el precio quedan dentro de la factura importada.
- No abre un período ya declarado. Si el mes está cerrado hay que reabrirlo a mano, dejando escrito el motivo.
- No acepta PDF. El documento fiscal es el XML; el PDF es su representación gráfica.
Qué entra, qué no entra y hasta dónde
| Detalle | |
|---|---|
| Comprobantes que entran | Factura electrónica · Tiquete electrónico · Nota de crédito · Nota de débito |
| Comprobantes que no entran | Factura electrónica de compra · Factura electrónica de exportación · Recibo electrónico de pago |
| Formatos | XML sueltos y archivos .zip. El PDF se rechaza con un mensaje que lo explica. |
| Tamaño por XML | Hasta 5 MB |
| Tamaño por archivo subido | Hasta 20 MB |
| Archivos por tanda | Hasta 300, y hasta 600 XML una vez abiertos los .zip |
| Plan mínimo | Ninguno. Importar está en los tres planes. |
| Consumo del cupo mensual | Cero. Lo importado no cuenta contra el tope de comprobantes del plan. |
Si tiene más historial del que entra en una tanda, se sube en varias. Subir lo mismo dos veces no lo duplica, así que no hay que llevar la cuenta a mano de qué ya subió.
¿Y esto funciona de verdad?
Sí, y no es una promesa de página web. Hay una cuenta en producción que llegó desde Tico Factura con su historial ya emitido, lo importó y siguió numerando desde donde venía, sin saltos y sin repetir un número.
Sus comprobantes reales quedaron dentro de las pruebas automáticas del sistema. Cada vez que se toca el código, esas pruebas vuelven a correr y verifican, sobre esos mismos archivos, que la importación no consuma consecutivo, no firme, no transmita nada a Hacienda, no le reenvíe el correo al cliente y no duplique nada si se sube dos veces. Si alguien rompe eso, no se entera un cliente: se entera la prueba.
No decimos quién es ni damos un solo dato suyo, por razones obvias. Lo que sí podemos decir es que el camino está recorrido y no es teórico.
Preguntas
¿Cómo me paso de TicoFactura a otro facturador sin perder el historial?
Son dos movimientos separados. Uno: traer los comprobantes que ya emitió, subiendo a Cyfra el .zip que le entregó el sistema anterior o los XML sueltos. Dos: declarar desde qué número sigue su numeración, indicando por cada serie —sucursal, terminal y tipo de comprobante— el último consecutivo que ya usó. El segundo paso hay que hacerlo antes de emitir la primera factura en el sistema nuevo.
¿Al importar mis facturas viejas se vuelven a mandar a Hacienda?
No. Esos comprobantes ya se emitieron, ya están firmados y Hacienda ya los procesó. La importación no los vuelve a firmar, no los transmite de nuevo, no gasta ningún número de su numeración y tampoco le reenvía el correo a su cliente. Se copian a su libro con la fecha y el número que ya tenían.
¿Se me rompe la numeración cuando me cambio de sistema?
No, si declara la serie antes de emitir. En Cyfra se indica, por cada combinación de sucursal, terminal y tipo de comprobante, el último consecutivo que ya usó con el sistema anterior. El siguiente comprobante que emita arranca en ese número más uno. La marca nunca baja: si el número declarado fuera menor que el que ya tiene la cuenta, se queda el mayor. Y si la cuenta ya emitió algo por Cyfra, el sistema rechaza la declaración: hay que hacerla antes.
¿Qué comprobantes se pueden importar y cuáles no?
Entran factura electrónica, tiquete electrónico, nota de crédito y nota de débito. No entran factura electrónica de compra, factura electrónica de exportación ni recibo electrónico de pago. Tampoco sirve el PDF: hace falta el XML, que es el documento fiscal.
¿Cuántos archivos puedo subir de una vez?
Hasta 300 archivos por tanda, y hasta 600 XML una vez abiertos los .zip. Cada XML puede pesar hasta 5 MB y cada archivo que se sube hasta 20 MB. Si tiene más historial, se sube en varias tandas: subir lo mismo dos veces no lo duplica.
¿Importar me gasta comprobantes de mi plan?
No. Lo importado no cuenta contra el tope mensual del plan, porque traer su historial no es facturar. Tampoco hay ningún plan mínimo para importar: la función está en los tres.
¿Por qué tengo que guardar mis comprobantes viejos?
Porque la norma lo pide. El artículo 22 del Reglamento de Comprobantes Electrónicos, Decreto 44739-H, obliga a almacenar y conservar los comprobantes electrónicos generados, enviados y recibidos por un plazo de cinco años, conforme al artículo 109 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios. Y el artículo 16 aclara de quién es la responsabilidad: los sistemas deben poder administrar la información de al menos dos meses, y esa información el proveedor se la entrega al obligado tributario emisor, que es el responsable de guardarla.
¿Se importan también mis clientes y mis productos?
Los clientes sí: cuando un comprobante trae receptor y esa cédula todavía no existe en la cuenta, se crea con el nombre y la cédula del XML. Los productos no se crean en el catálogo: el detalle, el CABYS, la cantidad y el precio quedan dentro de la factura importada, pero no generan un producto nuevo.
De dónde salen los datos de esta página
- Reglamento de Comprobantes Electrónicos para Efectos Tributarios, Decreto Ejecutivo N.º 44739-H, artículos 16 y 22, citados textualmente. Consultado el 3 de setiembre de 2026 en el PDF oficial del Ministerio de Hacienda: hacienda.go.cr/docs/REGLAMENTO_DE_COMPROBANTES_ELECTRONICOS.pdf
- Lo que hace y lo que no hace la importación, los tipos de comprobante que entran, los límites de tamaño y cantidad, el trato del cupo del plan y el mecanismo de la serie fiscal: el código de este mismo sistema y sus pruebas automáticas.
- TicoFactura es el facturador gratuito del Ministerio de Hacienda, habilitado con TRIBU-CR en octubre de 2025. La diferencia con el proveedor privado TicoFacturaCR está explicada en la página de comparación.
Esta página explica cómo funciona una migración entre sistemas de facturación. No es asesoría tributaria y no reemplaza lo que le diga su contador o el Ministerio de Hacienda.
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